Не бойтесь РРО. Как подружиться с цифровой кассой

Тема кассовых аппаратов в этом году немного затихла: предприниматели получили отсрочку до 1 января 2022 года (в декабре 2020-го законом №1017 парламент внес соответствующие изменения в Налоговый кодекс). Но уже есть бизнес, который не боится экспериментировать и начинает выдавать электронные чеки с помощью цифровых касс. 

Легкий и быстрый старт

До появления программных РРО для выдачи чеков, предпринимателю нужно было купить кассовый аппарат (или несколько), установить его, собрать необходимые документы и зарегистрировать в фискальной службе. На покупку одного устройства нужно в среднем 8 000 грн. К тому же, каждой кассе требуется ежемесячное обслуживание – еще в среднем 300 грн.

Программный РРО — это фактически программа, которую можно установить на любой гаджет. Цифровая касса обойдется в среднем до 150 грн в месяц. На рынке есть даже бесплатные варианты. При этом нет расходов на покупку оборудования. Чем больше сеть, тем ощутимее экономия при расширении.

Например, вы раньше не выдавали чеки, а теперь решились или стали обязаны согласно закону №1017 – превысили допустимый лимит оборота без чеков (в 2021 году – это 1,32 млн грн). Вам достаточно установить одну из существующих на рынке программ, создать онлайн-кассу, подписать цифровой подписью (КЭП) и отправить данные в Государственную налоговую службу.

После регистрации в программе вы можете создать торговую точку или же импортировать ранее созданные, а также сразу зарегистрировать программную кассу.

Фискализация в такой кассе осуществляется не на физическом устройстве, а на фискальном сервере ГНС. Каждому чеку, отправленному в ГНС, присваивается фискальный номер, по которому потребитель может на сайте налоговой проверить его подлинность. 

Упрощение кассового учета 

Выдача чеков сама по себе – операция не сложная. Трудности возникают с появлением обязательств вовремя закрывать смену и соблюдать правила ведения кассы. В этом нужно разобраться, если раньше чеки не выдавали. А нарушение правил может повлечь за собой штрафные санкции. 

С цифровой кассой сделать это намного быстрее и проще, чем с аппаратной. Например, формирование z-отчета после закрытия смены. Это значит, что не нужно клеить чеки в специальную книгу учета расчетных операций, как было бы с железной кассой.

Электронный чек в любой момент можно найти по фискальному номеру и распечатать при необходимости. А это важно, поскольку без чека товар нельзя вернуть, обменять или отдать на гарантийный ремонт.  

Также упрощается и вся процедура контроля кассовой дисциплины – открыть, закрыть смену можно даже на расстоянии. Кроме того, программные кассы легко интегрируются с учетными системами, что также позволяет автоматизировать процессы в учете. 

Доступность

Чем еще удобен программный РРО, так это возможностью использовать его без привязки к конкретному месту продажи и там, где обычную кассу сложно установить. Это может быть и уличная торговля, и курьерская доставка, и интернет-магазин без точек выдачи. Также ценность РРО понимаешь, если случился какой-то форс-мажор. Например, сломался традиционный кассовый аппарат, отключили электричество или что-то еще. Работа остановилась. С программной кассой такой проблемы не будет, потому что ее настройками можно управлять удаленно. 

С цифровой кассой вам не придется платить штраф, если вдруг фактическая сумма от продаж не сойдется с программой. Например, когда товар вы уже фактически продали, но денег от покупателя еще не получили (как в случае с доставкой курьером). 

Сегодня программный кассовый аппарат – это необязательный инструмент для бизнеса. Но выгоды, которые предлагают многие провайдеры на рынке, – весомые. Очевидно, что имеет смысл разобраться в этой теме и посчитать, сколько конкретно ваш бизнес мог бы сэкономить за год при использовании программной кассы. Поскольку РРО – это не только выдача чеков, но и оптимизация ваших бизнес-процессов.