Розбір | Як встановити ПРРО і не отримати штраф. Зрозуміла інструкція для ФОПів

"Термінал не працює, тільки готівка" -  така табличка з’явилась на багатьох українських кав’ярнях з початку року. Частина підприємців справді раптово відмовилась від роботи з картками і перейшла суто на готівку. 

У них була причина перейти в "тінь". Так бізнес хоче уникнути покарання за відсутність реєстратора розрахункових операцій (РРО), який став обов’язковим.

Чому ФОПи не поспішають встановити програмне РРО? Троє підприємців, опитаних LIGA.net, відповіли, що просто не розуміють, як встановити та користуватися програмним РРО. 

Самостійно розібратися у встановленні ПРРО складно, навіть з інструкціями від податкової. У цьому LIGA.net пересвідчилася на власному досвіді, коли вивчала інструкції від податкової.

Ми отримали детальні пояснення від кількох управлінь податкової та її служби підтримки. Завдяки цьому LIGA.net склала зрозумілу інструкцію для приватних підприємців. 

Чи можна працювати без РРО

Так, але не всім. Детальніше про те, хто може надалі працювати без РРО/ПРРО – у нашому матеріалі.

Які є ПРРО 

Наразі в Україні діє понад десяти ПРРО, зокрема – державна Просто Каса від податкової, Смарт Каса від компанії Укртрімекс та програма Checkbox від компанії checkbox Дмитра Дубілета. 

Державна Просто Каса – безкоштовна, але складна у користуванні. Смарт Каса – має абонплату та дещо простіша у застосуванні. Checkbox також платна і автоматизує багато процесів.

З чого почати

Який би ПРРО ви не обрали, спочатку необхідно підготувати та подати в електронному вигляді три документи (форма 20-ОПП, 5-ПРРО та 1-ПРРО), пояснили LIGA.net у податковій. Правда, деякі оператори ПРРО (наприклад Checkbox) роблять це автоматично.

Щоб підписати та надіслати ці документи (а потім і запустити мобільний додаток), вам спочатку треба отримати електронний цифровий підпис (ЕЦП). Це можна зробити навіть у інтернет-банкінгу вашого банку.

Для отримання доступу до додатку ПРРО кожен із ваших касирів мусить мати електронний цифровий підпис на своєму смартфоні, пояснили в податковій. За наявності ЕЦП касир зможе увійти у додаток автоматично.

Крок 1: Подайте заяву на реєстрацію торгової точки 

Спочатку вам треба подати форму 20-ОПП (F1312003), якщо ви раніше її не подавали.

Зокрема, у ній треба вказати усі ваші торгові точки, які плануєте під'єднати до ПРРО та тип об’єкту оподаткування.

Як подати заяву?

Відеоінструкція податкової – тут.

Крок 2: Надіслати заяву про реєстрацію ПРРО 

Йдеться про форму 1-ПРРО (номер F1316604). Для кожної торгової точки в електронному кабінеті необхідно сформувати окрему таку заяву. 

Після погодження заяви податковою, у другій квитанції ви отримаєте фіскальний номер. Його необхідно ввести при вході в додаток, пояснили в податковій.

Як подати заяву?

Є відеоінструкція щодо заповнення форми 1-ПРРО від податкової – вона тут.

Крок 3: Надішліть повідомлення щодо використання електронного цифрового підпису 

Йдеться про форму 5-ПРРО (номер F1391802). Без цієї заяви ви не зможете відкривати робочу зміну в додатку.  

Якщо у вас є працівники, яким потрібен доступ до каси (касири), на кожного з них також потрібно оформити таку заяву. Для цього на пристрої, з якого подається заява, має бути ЕЦП вашого касира. 

Як подати повідомлення?

Детальна відеоінструкція від податкової – тут.

Розглянемо по черзі, як встановити і користуватися кожним з трьох ПРРО.

Просто Каса

Розробник: Державна податкова служба

Ціна: безкоштовно

Підтримка: Android, Windows

У податковій спочатку представили дві програми: ПРРосто та Просто Каса. Для роботи ФОПом треба встановити Просто Каса, пояснили LIGA.net у контакт-центрі податкової. Додаток ПРРосто розробляли тільки для тестування, додали там.

Покрокова інструкція 

Заповніть вказані вище три заяви через електронний кабінет платника податків.

1. Завантажте додаток 

Додатку Просто Каса для ФОПів немає у Play Market чи AppStore. Завантажити його можна із сайту податкової. Для цього завантажте архів Просто Каса для Android (посилання тут).

Далі у папці "Завантаження" на смартфоні з’явиться папка "Android". Розпакуйте її і витягніть файли (їх чотири) у смартфон. Серед них буде текстовий файл "ПРРО Каса – Керівництво користувача" – це інструкція. Ознайомтесь із нею.

2. Переконайтесь, що маєте на смартфоні ваш ЕЦП. 

Якщо у вас версія Andoid нижче 10, файл з ЕЦП має бути у папці Download. Якщо вище Android 10 – у папці "..\Android\data\PRRO.Pos\files". Тобто ЕЦП має бути у тій самій папці, де і файли ПРРО.

3. Встановіть додаток

Серед чотирьох файлів оберіть PRRO.Pos.apk. Натисніть на нього та встановіть додаток. При вході у Просто Каса введіть пароль від ЕЦП, свідчить інструкція від податкової. Додайте товар/послугу

Введіть її код, назву, ціну та, за потреби, коди УТЗЕД чи ДКПП. Також можна відсканувати штрих-код товару.

Як продавати

Робочий день в усіх ПРРО необхідно починати з кнопки "відкрити зміну". Послідовність:

1. у додатку Натисніть "Новий чек";

2. знайдіть потрібний товар у системі за назвою чи штрих-кодом;

3. натисніть "Готово" для переходу на вікно оплати (тип оплати за замовчуванням – готівка);

4. натисніть "Фіскал" для отримання чеку і підтвердження оплати.

Електронний чек про продаж товару можна надіслати по SMS, E-mail, Viber або WhatsApp. 

Детальна інструкція з користування також є у самому додатку Просто Каса, додали в податковій.

Смарт Каса

Розробник: Укртрімекс*

Ціна: 149 грн/місяць за одну касу 

Підтримка: Android

Тут, як і у випадку з Просто Каса, спочатку потрібно подати вказані вище три заяви, підтвердили LIGA.net у службі підтримки Смарт Каса. 

Після цього алгоритм дій наступний:

Як почати працювати

1. завантажити додаток Смарт Каса у Play Market;

2. зареєструватися на сайті Смарт Каса. Ввести ім’я, контактні дані та електронну пошту. Після цього ви отримаєте доступ в кабінет;

3. на сайті додати працівників, що зможуть користуватися ПРРО: ввести базові дані;

4. додати торгову точку: введіть дані про свій заклад;

5. увійти у ваш обліковий запис у застосунку для початку роботи;

6. додати товари в кабінеті на сайті: вартість та податкову ставку товару. Якщо товар має штрихкод – його можна просканувати і автоматично заповнити всі дані, окрім ціни. Також можна додати Exel-файл зі списком товарів, а не додавати кожен товар окремо. Заповнення файлу має виглядати так:

Як продавати

1. у додатку натисніть "Продаж";

2. оберіть потрібний товар через пошук за назвою чи номером. Щоб продати кілька різних товарів, натисніть "+" і обирайте додаткові товари. 

3. натисніть "До сплати";

4. оберіть спосіб оплати: готівка чи еквайринг (через термінал, LiqPay, WayForPay). При оплаті готівкою треба вказати суму, яку дав клієнт. При оплаті еквайрингом треба вказати ваш шестизначний номер RRN;

5. надішліть чек на електронну пошту клієнта чи дайте засканувати його QR-код.

Детальна інструкція викладена на сайті Смарт Каса.

Checkbox

Розробник: checkbox

Ціна: 149 грн/місяць за одну касу

Підтримка: Android, вебверсія (для ПК та iOS)

Застосунком можна користуватися з кількох смартфонів. Користуватися цим ПРРО можна через додаток (є лише у Play Market) або користуватися програмою просто через вебсайт (для ПК чи iOS). 

Покрокова інструкція 

1. переконайтесь, що маєте на пристрої електронний цифровий підпис;

2. зареєструватися на сайті Checkbox за допомогою ЕЦП;

3. після цього ви потрапите в особистий кабінет. На цьому етапі інтерфейс інтуїтивно-зрозумілий;

4. додати торгову точку (назва, адреса, тип) та підписати її ЕЦП. 

5. додайте програмну касу: вкажіть її довільний номер, тип ПРРО. Підпишіть заявку, якщо вона не підпишеться автоматично;

6. додати касира: вказати дані про електронний цифровий підпис власника-касира чи найманого касира;

7. додайте товари за способом, схожим на попередні ПРРО.

Є детальна інструкція від Checkbox: тут.

Як продавати

1. відкрийте робочу зміну;

2. на панелі ліворуч натисніть "продаж";

3. оберіть потрібні товари у пошуку;

4. оберіть спосіб оплати (готівка/картка);

5. вкажіть e-mail клієнта, якщо йому треба надіслати чек;

6. натисніть "видати чек".

ПРРО видають тільки електронні чеки. На вимогу клієнта продавець мусить надати паперовий чек. Для цього потрібно додатково придбати принтер чеків, які зможе їх друкувати по Bluetooth. Ціни на такі портативні принтери стартують від 2500 грн.

* – після публікації виправлено компанію-розробника Смарт Каса. 

Підписуйтесь на LIGA.Бізнес у Facebook: головні бізнес-новини

Александр Мясищев

корреспондент