Как установить ПРРО и не получить штраф. Понятная инструкция для ФОПов

"Терминал не работает, только наличные" – такая табличка появилась на многих украинских кафе с начала года. Часть предпринимателей действительно внезапно отказалась от работы с карточками и перешла исключительно на наличные. 

У них была причина перейти в "тень". Так бизнес хочет избежать наказания за отсутствие регистратора расчетных операций (РРО), который стал обязательным.

Почему ФОПы не спешат устанавливать программное РРО? Трое предпринимателей, опрошенных LIGA.net, ответили, что просто не понимают, как установить и пользоваться программным РРО.

Самостоятельно разобраться в установке ПРРО действительно сложно даже с инструкциями от налоговой. В этом LIGA.net убедилась в собственном опыте, когда изучала инструкции от налоговой.

Мы получили подробные объяснения нескольких управлений налоговой и ее службы поддержки. Благодаря этому LIGA.net составила понятную инструкцию для частных предпринимателей.

Можно ли работать без РРО

Да, но не всем. Подробнее о том, кто может в дальнейшем работать без РРО/ПРРО – в нашем материале.

Какие есть ПРРО

В настоящее время в Украине действует более десяти ПРРО, в частности – государственная Просто Касса от налоговой, Смарт Касса от Укртримекс и программа Checkbox от компании checkbox Дмитрия Дубилета.

Государственная Просто Касса – бесплатная, но сложная в пользовании. Смарт Касса имеет абонплату и несколько проще в использовании. Checkbox также платная и автоматизирует многие процессы.

С чего начать

Какой бы ПРРО вы ни выбрали, сначала нужно подготовить и подать в электронном виде три документа (форма 20-ОПП, 5-ПРРО и 1-ПРРО), объяснили LIGA.net в налоговой. Правда, некоторые операторы ПРРО (например, Checkbox) делают это автоматически.

Чтобы подписать и отправить эти документы (а затем запустить мобильное приложение), вам сначала нужно получить электронную цифровую подпись. Это можно сделать даже в интернет-банкинге вашего банка.

Для получения доступа к приложению ПРРО каждый из ваших кассиров должен иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП) на своем смартфоне, объяснили в налоговой. При наличии ЭЦП кассир сможет войти в приложение автоматически.

Шаг 1: Подайте заявление на регистрацию торговой точки

Сначала вам нужно подать форму 20-ОПП (F1312003), если вы ее раньше не подавали.

В частности, в ней нужно указать все ваши торговые точки, которые планируете подключить к ПРРО и тип объекта налогообложения.

Как подать заявление?

Видеоинструкция налоговой – здесь.

Шаг 2: Отправить заявление о регистрации ПРРО

Речь идет о форме 1-ПРРО (номер F1316604). Для каждой торговой точки в электронном кабинете необходимо сформировать отдельное заявление.

После согласования заявления налоговым, во второй квитанции вы получите фискальный номер. Его нужно ввести при входе в приложение, объяснили в налоговой.

Как подать заявление?

Есть видеоинструкция по заполнению формы 1-ПРРО от налоговой – она здесь.

Шаг 3: Отправьте сообщения об использовании электронной цифровой подписи 

Речь идет о форме 5-ПРРО (номер F1391802). Без этого заявления вы не сможете открывать рабочую смену в приложении.

Если у вас есть работники, которым нужен доступ к кассе, на каждого из них нужно оформить такое заявление. Для этого на устройстве, из которого подается заявление, должно быть ЭЦП вашего кассира.

Как представить сообщение?

Подробная видеоинструкция от налоговой – здесь.

Рассмотрим поочередно, как их установить и пользоваться каждым из трех ПРРО.

Просто Касса

Разработчик: Государственная налоговая служба

Цена: бесплатно

Поддержка: Android, Windows

В налоговой сначала представили две программы: ПРРосто и Просто Касса. Для работы ФОПом нужно установить Просто Касса, пояснили LIGA.net в контакт-центре налоговой. Приложение ПРРосто разрабатывали только для тестирования, добавили там.

Пошаговая инструкция

Заполните указанные выше три заявления через электронный кабинет налогоплательщика.

1. Загрузите приложение

Приложения Просто Касса для ФЛП нет в Play Market или AppStore. Скачать его можно с сайта налоговой. Для этого загрузите архив Просто Касса для Android (ссылка здесь).

Далее в папке "Загрузки" на смартфоне появится папка Android. Распакуйте ее и извлеките файлы (их четыре) в смартфон. Среди них будет текстовый файл "ПРРО Касса – Руководство пользователя" – это инструкция. Ознакомьтесь с ней.

2. Убедитесь, что у вас есть на смартфоне ваш ЭЦП

Если у вас версия Andoid ниже 10, файл ЭЦП должен быть в папке Download. Если выше Android 10 – в папке "../Android/data/PRRO.Pos/files". То есть ЭЦП должно быть в той же папке, где и файлы ПРРО.

3. Установите приложение

Из четырех файлов выберите PRRO.Pos.apk. Нажмите на него и установите приложение. При входе в Просто Касса введите пароль от ЭЦП, указывает инструкция от налоговой. Добавьте товар/услугу

Введите код, название, цену и, при необходимости, коды УТЗЕД или ДКПП. Также можно отсканировать штрихкод товара.

Как продавать

Рабочий день у всех ПРРО необходимо начинать с кнопки "открыть смену". Последовательность:

1. в приложении Нажмите "Новый чек";

2. найдите нужный товар по названию в системе или по штрих-коду;

3. нажмите "Готово" для перехода в окно оплаты (тип оплаты по умолчанию – наличные);

4. нажмите "Фискал" для получения чека и подтверждения оплаты.

Электронный чек о продаже товара можно отправить по SMS, E-mail, Viber или WhatsApp.

Подробная инструкция по пользованию также находится в самом приложении Просто Касса, добавили в налоговой.

Смарт Касса

Разработчик: Укртримекс

Цена: 149 грн/месяц за одну кассу 

Поддержка: Android

Здесь, как и в случае с Просто Касса, сначала нужно подать указанные выше три заявления, подтвердили LIGA.net в службе поддержки Смарт Касса.

После этого алгоритм действий следующий:

Как начать работать

1. скачать приложение Смарт Касса в Play Market;

2. зарегистрироваться на сайте Смарт Касса. Введите имя, контактные данные и электронную почту. После этого вы получите доступ в кабинет;

3. на сайте добавить работников, которые могут пользоваться ПРРО: ввести базовые данные;

4. добавить торговую точку: введите данные о своем заведении;

5. войти в вашу учетную запись в приложении для начала работы;

6. добавить товары в кабинете: стоимость и налоговую ставку товара. Если товар имеет штрихкод – его можно просканировать и автоматически заполнить все данные, кроме цены. Также можно добавить файл Exel со списком товаров, а не добавлять каждый товар отдельно. Заполнение файла должно выглядеть следующим образом:

Как продавать

1. в приложении нажмите "Продажа";

2. выберите нужный товар через поиск по названию или номеру. Чтобы продать несколько различных товаров, нажмите "+" и выберите дополнительные товары.

3. нажмите "К оплате";

4. выберите способ оплаты: наличные или эквайринг (через терминал, LiqPay, WayForPay). При оплате наличными нужно указать сумму, которую дал клиент. При оплате эквайрингом следует указать ваш шестизначный номер RRN;

5. отправьте чек на электронную почту клиента или дайте сканировать его QR-код.

Подробная инструкция изложена на сайте Смарт Касса.

Checkbox

Разработчик: checkbox

Цена: 149 грн/месяц за одну кассу

Поддержка: Android, веб-версия (для ПК и iOS)

Применение можно использовать с нескольких смартфонов. Пользоваться этим ПРРО можно через приложение (есть только Play Market) или пользоваться приложением просто через вебсайт (для ПК или iOS).

Пошаговая инструкция

1. убедитесь, что у вас есть электронная цифровая подпись;

2. зарегистрироваться на сайте Checkbox с помощью ЭЦП;

3. после этого вы попадете в личный кабинет. На этом этапе интерфейс интуитивно понятен;

4. добавить торговую точку (название, адрес, тип) и подписать ее ЭЦП.

5. добавьте программную кассу: укажите ее произвольный номер, тип ПРРО. Подпишите заявку, если она не подпишется автоматически;

6. добавить кассира: указать данные об электронной цифровой подписи владельца-кассира или наемного кассира;

7. добавьте товары по способу, похожему на предыдущие ПРРО.

Есть подробная инструкция от Checkbox: здесь.

Как продавать

1. откройте рабочую смену;

2. на панели слева нажмите "продажа";

3. выберите нужные товары в поиске;

4. выберите способ оплаты (наличные/карты);

5. укажите e-mail клиента, если ему нужно отправить чек;

6. нажмите "выдать чек".

ПРРО выдают только электронные чеки. По требованию клиента продавец должен предоставить бумажный чек. Для этого необходимо дополнительно приобрести принтер чеков, которые сможет их печатать по Bluetooth. Цены на портативные принтеры стартуют от 2500 грн.

* – после публикации исправлена компания-разработчик Смарт Каса. 

Подписывайтесь на LIGA.Бизнес в Facebook: главные бизнес-новости